Almindelige forretningsbetingelser
December 2023
Forretningsbetingelser for Ecomentors ydelser
1. Indledning
1.1. Disse forretningsbetingelser for Ecomentor, Statsautoriseret Revisionsaktieselskab, (CVR-nr. 26 06 32 21) (”ECO”) gælder for de erklærings-, rådgivnings-, og assistance-ydelser, ECO leverer til sin kunde (”Kunden”).
1.2. Det udarbejdede aftalebrev med eventuelle bilag (”Aftalebrevet”) og disse forretningsbetingelser udgør aftalen mellem ECO og Kunden (”Aftalen”). I tilfælde af uoverensstemmelse mellem Aftalebrevet og forretningsbetingelserne skal Aftalebrevet have forrang.
1.3. ECO indgår i et globalt samarbejde, AGN (”ECO Netværk”), som deler navn, værdier, viden og ekspertise, men hvor hvert medlem er en selvstændig juridisk enhed, som er lokalt ejet og ledet.
2. ECO’s ydelser
2.1. ECO’s samlede ydelser, herunder digitale og fysiske ydelser (”Ydelser(ne)”), er beskrevet i Aftalebrevet og omfatter endvidere andre ydelser, som det i tilknytning hertil aftales, at ECO skal levere.
2.2. Ydelserne kan bestå i såvel en enkeltstående som en løbende ydelse.
2.3. Fysiske ydelser, fx rapporter, præsentationer, notater eller lignende, som ECO skal levere til Kunden (”Leverancen”), er beskrevet i Aftalebrevet.
Særligt for rådgivnings- og assistanceydelser
2.4. Såvel Ydelserne som Leverancen må alene anvendes af Kunden og kun til det mellem Kunden og ECO aftalte eller forudsatte formål.
3. Bemanding og underleverandører
3.1. Hvis det er særligt aftalt, hvilke partnere og medarbejdere der skal levere Ydelserne, er dette beskrevet i Aftalebrevet. ECO kan erstatte disse med andre partnere og medarbejdere, hvor dette er nødvendiggjort af omstændighederne. Eventuel udskiftning vil blive meddelt Kunden så hurtigt som muligt, og uden at Kunden påføres meromkostninger.
3.2. ECO kan med Kundens samtykke antage underleverandører i forbindelse med levering af Ydelserne. Dog kan ECO uden Kundens samtykke anvende udenlandske ECO-firmaer som underleverandører (samlet ”Underleverandører”).
3.3. ECO er ansvarlig for Underleverandørernes ydelser, i det omfang disse indgår i Ydelser(ne), der skal leveres i henhold til Aftalebrevet. Underleverandører handler i relation til Ydelserne på vegne af ECO og efter ECO’s instruks.
3.4. Kunden kan rejse eventuelle krav mod ECO, men ikke mod ECO’s partnere og medarbejdere eller Underleverandører og disses partnere og medarbejdere i relation til Ydelserne og Aftalen. ECO’s partnere, medarbejdere og Underleverandører og disses partnere og medarbejdere har ret til at gøre denne bestemmelse gældende over for Kunden.
3.5 ECO stiller ikke medarbejdere til rådighed på Try & Hire-basis. Såfremt Kunden desuagtet måtte ønske at ansætte eller tilbyde ECO’s medarbejdere ansættelse eller på anden måde at lade disse udføre opgaver for sig, er Kunden forpligtet til at rette henvendelse til ECO med henblik på en drøftelse heraf, inden der indledes dialog herom med den pågældende medarbejder.
3.6 Såfremt Kunden inden for aftaleperioden og i en periode på 12 måneder efter udløb af denne Aftale tilbyder den pågældende medarbejder ansættelse eller på anden måde at udføre opgaver for sig, vil dette udløse et standardmæssigt rekrutteringshonorar til ECO på DKK 500.000,00. Kunden er uanset en eventuel ansættelse af medarbejderen forpligtet til at betale honorar svarende til det aftalte antal timer i den resterende del af Aftalens løbetid.
4. Kundens assistance og forpligtelser
4.1. Kunden stiller de for Ydelserne nødvendige oplysninger, assistance mv. til rådighed for ECO.
4.2. Såfremt Kunden har politikker for køb af Ydelser hos ECO, er Kunden ansvarlig for at indhente den fornødne forhåndsgodkendelse til at købe Ydelserne.
4.3. Såfremt ECO’s (eller Underleverandørers) partnere og medarbejdere i forbindelse med opfyldelse af Aftalen opholder sig på Kundens adresse eller andet sted, anvist af Kunden, indestår Kunden for, at kontorforhold, ECO’s (eller Underleverandørers) adgang til og brug af systemer (herunder software og data) mv. ikke er i strid med lovgivning, aftaler og tredjemandsrettigheder.
4.4. Kunden udøver alle ledelsesfunktioner og træffer alle ledelsesbeslutninger, forbundet med Ydelserne, herunder beslutninger om indberetninger til offentlige myndigheder.
Særligt for erklæringsydelser
4.5. Kunden skal på ECO’s anmodning give eventuelle datterselskaber i lande uden for EU/EØS instruks om at tillade revisorerne i disse datterselskaber at udlevere dokumentation for den udførte revision til ECO, medmindre dette strider mod lokal lovgivning mv. Kunden anerkender, at ECO er forpligtet til på forlangende at udlevere denne dokumentation til relevante danske tilsynsmyndigheder.
Særligt for rådgivnings- og assistanceydelser
4.6. ECO undersøger og verificerer ikke, om de oplysninger, materialer mv., som Kunden og Kundens rådgivere og leverandører leverer, er rigtige, nøjagtige og fuldstændige. ECO lægger således sådanne oplysninger til grund for levering af Ydelserne.
5. Honorar og fakturering
5.1. Honorar for Ydelserne fastsættes, som beskrevet i Aftalebrevet. Moms er ikke inkluderet i honorarangivelsen, medmindre dette fremgår af Aftalebrevet.
5.2. Hvis der ikke i Aftalebrevet er indgået særskilt aftale om honoraret, vil honoraret blive beregnet på baggrund af medgået tid, herunder til transport/rejse, samt de til enhver tid gældende time-satser for de partnere og medarbejdere, der har udført arbejdet. Timesatser reguleres årligt.
5.3. Ud over det i pkt. 5.1 nævnte honorar skal Kunden betale omkostninger og udlæg, der afholdes i forbindelse med levering af Ydelserne. Sådanne omkostninger omfatter blandt andet Underleverandører, transport, ophold, forplejning, materialer, kurér mv.
5.4. ECO fakturerer løbende i forbindelse med opfyldelse af Aftalen, medmindre andet aftales. ECO forbeholder sig ret til at acontofakturere. Fakturaer forfalder til betaling 14 dage efter fakturaens datering. Ved for sen betaling kan ECO beregne renter i henhold til renteloven.
5.5. ECO fremsender fakturaer elektronisk, medmindre andet aftales. Kunden skal i Aftalebrevet op-lyse ECO den emailadresse, hvortil ECO elektronisk skal sende fakturaer og kontoudtog.
5.6. ECO er berettiget til at standse yderligere arbejde, indtil forfaldne beløb inklusive morarenter er betalt. Tilsvarende kan ECO i tilfælde af rimelig formodning om Kundens manglende betalingsevne standse yderligere arbejde, indtil der stilles betryggende sikkerhed eller dokumentation for rettidig betaling af ikke-forfaldne honorarer.
6. Aftalens ophør
6.1. Aftalen ophører uden yderligere varsel, når Ydelserne er leveret i overensstemmelse med Aftale-brevet.
6.2. Kunden og ECO kan til enhver tid opsige Aftalen med otte dages skriftligt varsel, medmindre andet er aftalt.
6.3. ECO kan endvidere opsige Aftalen uden varsel, såfremt der konstateres forhold, som medfører, at alle eller en del af ECO’s Ydelser er i strid med uafhængighedsregler eller andre regler og standarder, som ECO er underlagt.
6.4. I tilfælde af at Aftalen bringes til ophør før dens ordinære udløb, er ECO berettiget til honorar og betaling af omkostninger for tiden frem til Aftalens ophør. ECO kan endvidere kræve betaling af omkostninger som følge af Aftalens ophør før ordinært udløb, herunder omkostninger til Underleverandører mv., jf. pkt. 5.3.
6.5. Bestemmelser i Aftalen, der enten udtrykkeligt eller i kraft af deres karakter rækker ud over tidspunktet for ophøret af Aftalen, forbliver i kraft også efter Aftalens ophør.
6.6. ECO kan opsige Aftalen uden eller med vilkårligt varsel, såfremt Kunden standser sine betalinger, tages under rekonstruktionsbehandling, går konkurs eller på anden måde bliver betalingsudygtig.
7. Fortrolighed
7.1. ECO og Kunden har tavshedspligt med hensyn til alle oplysninger vedrørende den anden parts forhold, så længe oplysningerne er af fortrolig karakter.
7.2. ECO’s interne procedurer sikrer beskyttelse af Kundens fortrolige oplysninger, som ECO erhverver i forbindelse med Aftalen. ECO’s partnere, medarbejdere og Underleverandører er underlagt fortrolighedsforpligtelse.
7.3. ECO kan videregive fortrolige oplysninger til Underleverandører, i det omgang dette er nødvendigt for dennes udførelse af opgaver for Kunden.
7.4. Fortrolighedsforpligtelsen gælder under hen-synstagen til regler, som pålægger oplysningspligt i forhold til ECO Netværk, revisortilsyn eller andre offentlige myndigheder. Fortrolige op-lysninger må således videregives, i det omfang (1) det er nødvendigt i forbindelse med kvalitetsstyring og –kontrol, (2) det følger af gældende lovgivning, eller (3) ECO bliver pålagt videregivelse af en kompetent domstol. Videregivelse skal dog begrænses til det omfang, som er nødvendigt for kvalitetsstyringen og –kontrollen, overholdelse af loven eller kendelsen.
7.5. ECO må over for tredjemand oplyse om sit engagement med Kunden, forudsat at dette ikke indebærer en overtrædelse af fortrolighedsforpligtelsen, jf. pkt. 7.
Særligt for erklæringsydelser
7.6. Kunden samtykker til, at ECO må udveksle op-lysninger med udenlandske revisionsfirmaer til brug for de udenlandske revisionsfirmaers levering af ydelser til en af Kunden koncernrelateret virksomhed.
Særligt for rådgivnings- og assistanceydelser
7.7. Ydelserne (uanset medium) skal behandles fortroligt af Kunden og må ikke videregives eller vises til tredjemand uden forudgående skriftligt samtykke fra ECO.
Ydelserne kan dog videregives til de af Kundens rådgivere, som Kunden skriftligt har oplyst ECO om uden særskilt samtykke, forudsat at Kunden sikrer, at Kundens rådgivere (1) er underlagt tavshedspligt og (2) er oplyst om, at ECO intet ansvar har i forhold til Kundens rådgivere, og (3) at Ydelserne ikke må anvendes til andet end det mellem ECO og Kunden aftalte eller forudsatte formål.
Kunden er ansvarlig over for ECO for overtrædelse af denne bestemmelse fra Kundens rådgiveres side.
8. Ansvarsbegrænsning
8.1. ECO er ansvarlig over for Kunden for Ydelserne efter dansk rets almindelige regler med de begrænsninger, som fremgår af Aftalen.
8.2. ECO er ikke erstatningsansvarlig for tab, der kan henføres til, at det af Kunden leverede materiale mv. er ukorrekt, unøjagtigt eller ufuldstændigt, jf. pkt. 4.
8.3. ECO er ikke erstatningsansvarlig for indirekte tab og følgeskader, herunder driftstab, tidstab, avancetab, datatab, goodwilltab, omdømmetab mv.
8.4. ECO påtager sig ikke ansvar over for tredjemand, der måtte få adgang til Ydelsen og/eller Leverancen. Kunden skal holde ECO, ECO’s medarbejdere og partnere, skadesløs for ethvert krav, tab, omkostning mv., som ECO måtte pådrage sig over for tredjemand som følge af Kundens misligholdelse af Aftalen, herunder pkt. 7.7.
8.5. Digitale Ydelser stilles til rådighed for Kunden i Aftalens løbetid, som de er og forefindes. ECO yder ingen garanti for, at digitale Ydelser er uden fejl og mangler, eller for at afviklingen heraf samt opkoblingen hertil vil være uden afbrydelser og fejlfri.
8.6. ECO påtager sig intet ansvar for eventuelle tab som følge af Kundens handlinger eller undladelser baseret på indholdet af digitale Ydelser.
Særligt for rådgivnings- og assistanceydelser
8.7. ECO’s erstatningsansvar er begrænset til et beløb, svarende til tre gange ECO’s honorar (ekskl. moms) for en enkeltstående ydelse og fem gange ECO’s honorar (ekskl. moms) de seneste 6 måneder forud for den erstatningsudløsende begivenhed for en løbende ydelse.
8.8. ECO’s erstatningsansvar for digitale ydelser er begrænset til et beløb, svarende til det vederlag (ekskl. moms), Kunden har betalt ECO for de digitale Ydelser, de seneste 12 måneder forud for den erstatningsudløsende begivenhed.
9. Immaterielle rettigheder
9.1. ECO og Kunden bevarer hver især samtlige immaterielle rettigheder, der bestod forud for Aftalens indgåelse, og ingen part erhverver således ejendomsret til den anden parts forudbestående rettigheder.
9.2. Kunden oppebærer immaterielle rettigheder til Leverancen ved Kundens endelige betaling til ECO i henhold til Aftalen. I det omfang der i Leverancen indgår immaterielle rettigheder, tilhørende ECO, har Kunden en ikke-eksklusiv og ikke-overdragelig brugsret hertil. Dette pkt. 9.2 gælder ikke digitale Ydelser.
9.3. Alle øvrige immaterielle rettigheder, produkter og materialer, mv., som frembringes eller opstår som led i opfyldelse af Aftalen, tilfalder ECO.
10. Persondata
10.1. I det omfang ECO i forbindelse med Aftalen behandler oplysninger, omfattet af persondataloven, er ECO databehandler i persondatalovens forstand og handler alene efter instruks fra Kunden, som er dataansvarlig.
10.2. Reglerne i persondatalovens § 41, stk. 3-5, gælder ligeledes for databehandlingen hos ECO.
10.3. ECO er i forbindelse med levering af Ydelserne berettiget til at antage underdatabehandlere, beliggende såvel inden for som uden for EU/EØS.
10.4. Såfremt Kunden har koncernrelationer til udenlandske virksomheder, samtykker Kunden til, at ECO må videregive oplysninger om kundefor-hold, leverede Ydelser, honorarer, bemanding mv. til ECO Netværk, såvel inden for som uden for EU/EØS til brug for levering af Ydelserne, statistisk behandling, forretningsudvikling og optimering i ECO Netværk.
10.5. Det er Kundens ansvar at sikre, at overgivelse af oplysninger til ECO og Underleverandører, herunder underdatabehandlere, overholder de til enhver tid gældende regler for behandling af personoplysninger.
11. Elektronisk kommunikation mv.
11.1. ECO og Kunden accepterer brugen af elektronisk kommunikation (herunder e-mail, portalløsninger eller andet medium) og de hermed forbundne risici. Hver part er ansvarlig for at beskytte egne systemer og interesser i forbindelse med elektronisk kommunikation.
11.2. ECO og Underleverandører er ikke ansvarlige for fejl, tab, virus, forsinkelse, ødelæggelse mv., som måtte opstå i forbindelse med eller være forårsaget af elektronisk kommunikation og information.
12. Lovvalg og værneting
12.1. Aftalen er underlagt dansk ret bortset fra de danske regler om lovvalg. Enhver tvist, der måtte opstå i forbindelse med Aftalen og Ydelserne, kan alene indbringes for de danske domstole.